Obtendo as peças certas rapidamente para o compartimento de serviço do seu técnico

Nada é mais frustrante para uma frota do que ter um reparo parado porque as peças para consertá-lo não estão disponíveis. E nada é mais frustrante para um técnico do que solicitar peças do departamento de peças apenas para que a peça errada seja escolhida.

É claro que obter a peça certa depende, até certo ponto, do que está no estoque, mas isso é apenas uma parte da história. A outra chave para obter as peças certas para um reparo é a comunicação e a colaboração entre o técnico e o departamento de peças. Se não for manuseado corretamente, isso causa atrito entre o pessoal, atrasa os reparos e desperdiça muito tempo do técnico.

Mark Wasilko, vice-presidente de marketing da Decisiv, explica que a tradição da indústria diz que os técnicos gastam apenas 30% de seu tempo girando chaves. Os outros 70% são gastos em outras coisas – incluindo tentar obter as peças necessárias para concluir um reparo.

De acordo com os especialistas com quem a Trucks, Parts, Service conversou, obter a peça certa para o técnico começa no momento em que o caminhão chega à área de serviço para o diagnóstico inicial. Depois que o diagnóstico é feito e a causa raiz da falha identificada, a oficina deve começar a criar uma ordem de reparo (RO), e essa ordem de reparo deve incluir uma lista das peças necessárias para o reparo.

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Com a plataforma da Decisiv, uma vez que a frota aprova o reparo, uma cópia do RO é enviada ao departamento de peças e Wasilko explica que o pessoal de peças pode ir buscar as peças e informar ao departamento de serviço quais peças estão em estoque e quais precisam ser encomendadas e quando as peças que não estão em estoque chegarão à loja.

Um chefe de oficina é um associado vital dentro de uma oficina de serviço porque muitas vezes é a única pessoa ciente de todos os trabalhos em andamento e pode ficar de olho nas solicitações de peças para garantir que os técnicos não tenham que parar de trabalhar.

O uso de um sistema de gerenciamento de reparo de serviço elimina as idas e vindas entre o técnico e o departamento de peças. Não há dúvidas sobre as especificações das peças porque a plataforma mantém uma lista precisa das especificações do veículo, ou se todos os co-componentes estão incluídos porque o RO contém todos os detalhes exatamente do que é necessário.

"O RO é escrito pelo técnico, revisado pelo redator do serviço, mas é compartilhado digitalmente com o departamento de peças", diz Wasilko. "Basicamente, você eliminou grande parte da ineficiência na interação tradicional de ida e volta entre a baía e o departamento de peças."

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Uma das melhores práticas que a Wasilko observou nas concessionárias de caminhões é colocar as peças na área de serviço. Em outras palavras, algumas peças — especialmente aquelas necessárias para reparos recorrentes ou repetitivos — são mantidas nas baias da oficina.

Kevin Bowers, diretor de operações de serviço da Transsource, montou o que chama de posto de comando nas lojas de sua concessionária. "No mínimo, é composta por um capataz de loja e um balconista de peças", diz ele. "Os balconistas de peças trabalham apenas com a oficina. Eles não atendem chamadas de balcão. Seu trabalho principal é ajudar os técnicos."

Se um técnico precisa de uma peça, "ele encaminha isso para o chefe da oficina e para o responsável pelas peças no centro de comando", explica Bowers. Se for uma peça em garantia, ela é retirada e entregue na baia. "Se for algo pequeno, como braçadeiras, que podemos ter esquecido na cotação original, basta que o responsável pelas peças o traga para a baía", diz Bowers.

No entanto, antes disso, durante a fase de diagnóstico do reparo, os técnicos da Transsource determinam qual reparo é necessário, desenvolvem uma cotação para o custo do reparo, incluindo peças e mão de obra, e enviam essa cotação ao departamento de peças para que eles saibam quais peças vão ser necessários. Semelhante à melhor prática sugerida pela Decisiv, após a aprovação do reparo, as peças são puxadas e trazidas para a baia.